PERAN KONSULTAN QUANTITY SURVEYOR (QS) DALAM MERENCANAKAN ANGGARAN BIAYA

a   a. Definisi Quantity Surveyor dan Konsultan Quantity Surveyor

Quantity Surveyor (QS) adalah sebuah profesi yang mempunyai keahlian dalam perhitungan volume, penilaian pekerjaan konstruksi, administrasi kontrak sedemikian sehingga suatu pekerjaan dapat dijabarkan dan biayanya dapat diperkirakan, direncanakan, dianalisa, dikendalikan dan dipercayakan.

Quantity Surveying adalah suatu bidang ilmu tentang ekonomi bangunan yang ada kalanya juga disebut Construction Cost Consulting.
Menurut Royal Institution of Chartered Surveyor (RICS), profesi QS didefinisikan sebagai : Profesi yang mempunyai keahlian dalam perhitungan volume, penilaian pekerjaan konstruksi, sedemikian sehingga suatu pekerjaan dapat dijabarkan dan biayanya dapat diperkirakan, direncanakan, dianalisa, dikendalikan dan dipercayakan.

Konsultan Quantity Surveyor (QS) adalah Pihak penyedia jasa pekerjaan Quantity Surveyor yang dapat mewujudkan accountability terhadap proyek, memberikan good value for money kepada pemilik proyek (owner) yang dapat dipertanggungjawabkan dan memiliki ruang lingkup kerja mulai dari tahap pra tender, tender dan pasca tender. Quantity Surveyor akan lebih bermanfaat apabila dilibatkan sejak tahap awal proyek/pekerjaan.

Quantity Surveyor membantu Project Manager (PM) menjembatani kebutuhan dan keinginan setiap pihak yang terlibat. (Client, Arsitek, Kontraktor, dan Engineer (Mekanikal dan Elektrikal))
Dengan memiliki pengetahuan tentang biaya dan tata cara serta prosedur kontrak maka seorang Quantity Surveyor dapat memberi saran yang berkaitan dengan pengendalian biaya pembangunan/proyek agar tidak melampaui rencana anggaran biaya yang ditetapkan.
Seorang Quantity Surveyor selain dapat berperan sebagai konsultan profesional dalam membantu pemilik dari segi keuangan dengan mengendalikan biaya proyek serta menangani aspek legal pelaksaanaan proyek juga dapat berperan dalam membantu pekerjaan kontraktor sebagai estimator atau manager kontrak. Dalam hal bertindak sebagai ‘konsultan’ yang memberi saran tentang biaya pembangunan, maka peran Quantity Surveyor sejalan dengan peraturan pemerintah yang hingga saat ini masih berlaku yaitu yang berkaitan dengan Keppres 80 tahun 2003 tentang kewajiban pengguna jasa memiliki harga perkiraan sendiri (HPS) yang dikalkulasikan secara keahlian (Pasal 13 ayat 1). Namun sayangnya pasal tersebut tidak menyebutkan secara eksplisit keahlian yang dituntut.

      b.      Peran  Konsultan Quantity Surveyor

Peran seorang Quantity Surveyor (QS) dalam suatu proyek dibagi dalam 2 tahap pekerjaan/fase, yaitu :

·         Tahap Pra Kontrak

1.      Rencana pekerjaan (Project brief)

Rencana pekerjaan (The Project Brief) adalah sebuah dokumen kunci yang berisi arahan, lingkup pekerjaan  dan bentuk kontrak antara pihak-pihak yang terkait. Dalam sebuah proyek konstruksi dokumen ini menjadi bagian dari rencana pelaksanaan proyek. Selain itu, Studi Kelayakan (Feasibility studies) dilakukan pada tahap ini untuk memperoleh gambaran dan kelayakan suatu proyek. Quantity Surveyor memberikan saran kepada owner dari segi ekonomi (Cost Planning, Estimating, Cost Analysis, Cost-in-use Studies dan Value Management ). Tahap selanjutnya adalah Perkiraan Awal (Preliminary estimates). Perkiraan awal dalam hal ini adalah pembiayaan awal diperoleh berdasarkan sketsa awal dari arsitek (data dan sketsa awal).
Menurut Mirza (2009), pendekatan yang digunakan oleh Quantity Surveyor untuk menghitung volume dan merinci pekerjaan umumnya menggunakan aturan baku dalam bentuk yang biasa disebut Standard Method of Measurement (SMM); dikarenakan di  Indonesia belum memiliki SMM sendiri maka biasanya mengacu pada:

·         Hong Kong Standard,

·         Singapore Standard,

·         Malaysian standard

·         UK Standard maupun

·         POMI (Procedure of Measurement International)

Pendekatan dengan menggunakan SMM dan harga yang pernah dikerjakan sesuai harga berlaku saat ini untuk membuat rencana anggaran pada awal kerja dapat dilakukan dengan akurat.

2.      Desain

Pada tahap ini seorang Quantity Surveyor diminta mempersiapkan :

a.       Perkiraan biaya secara detail (Detail estimates)

Perkiraan biaya secara detil berdasarkan gambar desain dari     arsitek,dan perkiraan pembiayaan ini sebaiknya ditelaah terlebih dahulu sebelum diserahkan kepada klien.

            b.  Bill of Quantities

Bila tahap desain dan penggambaran selesai, Quantity Surveyor menyiapkan Bill of Quantities berikut spesifikasinya yang nantinya akan digunakan kontraktor untuk mengikuti tender. Disini Quantity Surveyor bertindak sebagai seorang profesional pembiayaan. Quantity Surveyor dari pihak Kontraktor membantu menyiapkan dokumen tender berikut alternatif harga biaya proyek sebagai bahan pertimbangan dan perbandingan. Sebuah form atau dokumen perencanaan biaya perlu disiapkan untuk memonitor dan mengkontrol biaya konstruksi selama tahap konstruksi berlangsung.

Bill of Quantities berfungsi sebagai berikut :

·         Sebagai rincian (breakdown) dari harga tender dan berisi informasi dari pihak penender (tenderers);

·         Sebuah perkiraan pengukuran dari pekerjaan untuk harga tender yang nantinya akan digunakan dalam kontrak, merupakan dokumen pengukuran dalam kontrak.

·         Sebuah dokumen akan nilai setiap item pekerjaan. Dasar untk mengukur nilai pekerjaan yang telah selesai untuk keperluan hal pembayaran.

b.      Rencana Kerja dan Syarat (Writing of specifications)

Selama tahap desain ini seorang Quantity Surveyor memastikan

bahwa biaya proyek tidak melebihi rencana anggaran yang ada. Penambahan item pekerjaan dan pembiayaan sudah diperkiraan dan masuk dalam saving pembiayaan.

Spesifikasi merupakan hal yang sangat penting dan vital bagi suplier, pembeli, dan para pengguna material, produk atau jasa untuk mengerti dan menyetujui semua permintaan dan syarat yang ada. Spesifikasi merupakan sebuah standar yang biasanya direferensikan oleh kontraktor atau dokument lelang yang memberikan detail yang diperlukan tentang sebuah permintaan khusus atau tertentu. Spesifikasi dapat didefinisikan sebagai sebuah pernyataan akan permintaah kebutuhan yang harus dipenuhi dalam procurement dari sumber eksternal. Selain itu spesifikasi juga merupakan permintaan operasional, permintaan kebutuhan, permintaan jasa dan output berdasar spesifikasi. Tujuan adanya spesifikasi ini adalah memberikan kejelasan, keakuratan dan deskripsi yang cukup pada suplier sehingga permintaan dan kebutuhan yang ada bisa diterjemahkan dengan baik untuk mencapai hasil yang diinginkan. Seringkali pihak suplier juga dilibatkan dalam negosiasi spesifikasi ini.

                    3. Tender

Quantity Surveyor biasanya terlibat dalam penyiapan dokumen tender. Selain itu seorang Quantity Surveyor juga terlibat dalam menilai tender dan juga dimintai pendapat, saran dan masukan mengenai tipe/jenis kontrak ataupun tentang isi klausul/pasal khusus di dalam kontrak kerja yang akan dilaksanakan.  Quantity Surveyor harus mengerti dan mampu membaca gambar kerja dari arsitek dan enngineer dan pengukuran lapangan sehingga mampu mengukur dan menghitung secara detil dan akurat. Dari pengukuran itu, Quantity Surveyor bisa menilai harga elemen-elemen pekerjaan yang ada sesuai dengan harga yang ada di pasaran. Dengan demikian nilai perkiraan harga tender kontrak dapat dibuat. Hasil ini dapat digunakan klien untuk memilih penender yang sesuai dan baik.

·         Tahap Pasca Kontrak

1.      Penilaian Lahan (Site valuation)

Penilaian site/ lapangan proyek tentang status proyek  tersebut. Verifikasi pekerjaan proyek yang akan dilaksanakan oleh kontraktor , yang melibatkan seluruh pihak terkait proyek (Kontraktor, Arsitek, Engineer, Klien).

2.      Dokumen Pembiayaan Berkala  (Progress payment)

Dokumen pembayaran berkala (biasanya setiap bulan, tergantung kontrak). Quantity Surveyor menyiapkan dokumen pembayaran ini dengan persetujuan dari arsitek, engineer, dan client. Dokumen dikeluarkan untuk pembayaran ke kontraktor secara berkala selama pekerjaan berlangsung

3.      Dokumen Akhir Pembiayaan (Final account)

Dokumen pembiayaan total, diterbitkan di akhir proyek (selesai) dan disyahkan oleh pihak berwenang (pemerintah/ badan hukum). Sebagai bentuk dokumen kerjasama antara kontraktor dan client (referensi pengalaman kontraktor).

4.      Saran dan masukan kontrak (Contractual advisor)

Quantity Surveyor adalah penasehat profesional dalam proyek konstruksi . Quantity Surveyor memberikan saran dan masukan dalam pembuatan kontrak kerja konstruksi (jenis, isi/ klausul).

Lingkup Pelayanan (Core services) Konsultan Quantity Surveyor :

·         Perencana Biaya (Cost Planning)

·         Life Cycle Costing

·         Value Management

·         Facilities Management

·         Project Management

·         Preliminary Cost Advice

·         Procurement Methods

·         Contractual Advice

·         Tendering

·         Valuation of Construction Work

·         Cost Control & Financial Management

·         Financial Claims & Programme Analysis

·         Dispute Resolution

·         Insurance Advice

      Bagan Posisi Konsultan Quantity Surveyor :